Cześć, szukam metod, najlepiej informatycznych na obniżenie kosztów zarządzania biurem, a przede wszystkim nie chcę kompletować już u siebie papierowych dokumentów. Jakie znacie Państwo sposoby multimedialne na obniżenie kosztów prac biurowych?

Uwielbiam elektroniczne archiwa, bo obsłuży je nawet niewykwalifikowany pracownik, co pozwala wypracować solidne oszczędności.

Elektroniczne systemy do obiegu dokumentów wymuszają właściwe wypełnianie pól i ograniczają błędy. Ja nakazałem pracownikom przeglądanie dokumentów tylko drogą multimedialną. Koszty urządzeń, tj. drukarka praktycznie nie występują. To według mnie dodatkowy plus.

Prowadzę biznes, w którym ogromną rolę odgrywa właściwe kompletowanie dokumentacji. Muszę analizować papiery praktycznie cały czas ze względu na wymagania unijne i związane ze strategią zarządzania ISO. Korzystam na co dzień z oprogramowania Sekretariat Archiwum dostępnego przez atsoftware.pl. Jestem zadowolony, bo przekształcanie dokumentów standardowych w cyfrowe wersje jest szybkie. Dostęp do archiwum mam z poziomu przeglądarki internetowej. Uprawnienia przypisuje się łatwo. Archiwum ma prosty, klasyczny podział, tzn. półki, segregatory, teczki w wersji multimedialnej. Odnalezienie najważniejszych papierów zajmuje kilka sekund. Mam nadzieję, że informacja się przyda. Pozdrawiam.

Monitorowanie dokumentów pozwoliło mi po roku uprościć procedury i zbudować ogromne oszczędności na kontaktach z klientami. Wszystkie czynności związane z papierami praktycznie się zautomatyzowały. Chociaż inwestycja na początku była duża to i tak się zwróciła, więc warto.

Większość aplikacji możesz na życzenie spersonalizować i przede wszystkim przetestować na bezpiecznym gruncie. Nie kupuj od razu gotowca, tylko oceń, jakie w ogóle masz oczekiwania w stosunku do obiegu dokumentów w firmie.